MINIT MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-42, 2013

 MINIT MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-42,  2013

SMK DATO’ DOL SAID, ALOR GAJAH, MELAKA

Tarikh                                    :               02 Februari 2013

Hari                                        :               Sabtu

Masa                                     :               8.00 pagi – 12.30 tengah hari

Tempat                                  :               Dewan SMKDDS

Perasmi                                  :              YB Datuk HJh Norpipah Binti Abdul

                                                             Pengerusi Jawatankuasa Negeri Hal Ehwal Wanita, Kesihatan

                                                             dan Pembangunan Keluarga

Kehadiran                           :          1.    Yang Dipertua   

                                                      2.    AJK PIBG

                                                      3.    Pentadbir sekolah

                                                      4.    Guru-guru dan staff SMKDDS  ( 120 orang)

                                                      5.    Ibu bapa  ( 280 orang )

AGENDA MESYUARAT
AGENDA 1   :   UCAPAN ALU-ALUAN YANG DIPERTUA PIBG
BIL	PERKARA		TINDAKAN
1.1	Pengerusi mengalu-alukan kedatangan ibu bapa dan mengucapkan tahniah kepada semua ibu bapa yang hadir. Seterusnya beliau mengumumkan jumlah kehadiran termasuk guru seramai 400 orang		Setiausaha
1.2	Pengerusi berharap mendapat kerjasama ibu bapa dalam usaha menjadikan PIBG sekolah ini yang terbaik berbanding tempat ke-2 dalam daerah dan ke-3 seluruh Melaka tahun ini.
AGENDA 2  :  MEMBENTANG, MENCADANG DAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT LALU
2.1	Minit mesyuarat lalu dibentangkan oleh Setiausaha PIBG En. Mohd Rusli Bin Hj.Mohd Lasim		Setiausaha
2.2	Dicadang untuk disahkan oleh : Tn.Hj.Bujang Bin Buyung
2.3	Disokong oleh : Puan Rosnah Bte Rosli
AGENDA 3  :  PERKARA BERBANGKIT
3.1	Berhubung perkara 4.9 (pinjaman peribadi) Pengerusi menjelaskan bahawa perkara itu telah selesai dan pegawai itu telah menjelaskannya.
AGENDA 4  :  MEMBENTANG DAN MENERIMA LAPORAN TAHUNAN PIBG 2012
4.1	Dibentangkan oleh Setiausaha PIBG En.Mohd Rusli Bin Hj Mohd Lasim
4.2	S/U meminta semua ahli merujuk laporan tahunan PIBG dari m/s 15 – 20 dan juga meminta ahli membetulkan maklumat di m/s 15 iaitu ditambah nama Tn Hj Mohd Raihan B. Ithnin. S/U juga mohon maaf kepada ahli yang nama anak ahli yang menerima hadiah kecemerlangan tidak tercatat.Hal ini disebabkan masalah teknikal		Setiausaha
AGENDA 5  :  MEMBENTANG DAN MENERIMA PENYATA KIRA-KIRA YANG BERAKHIR 31 DISEMBER                         2012
5.1	Dibentangkan oleh Bendahari Pn.Hjh Norazizah Bt Mohd Yusof
5.2	Bendahari meminta semua ahli merujuk laporan penyata kira-kira pada muka surat 21 - 24		Bendahari
5.3	Pengerusi meminta ahli-ahli merujuk muka surat 25 mengenai perkara cadangan agihan perbelanjaan PIBG 2013
5.4	En. Abdullah Bin Aziz bertanya tentang perbelanjaan RM 10,000 untuk mesyuarat agung PIBG kali ini  termasuk perbelanjaan makanan pelajar cemerlang. Pengerusi menjelaskan hal itu termasuk dalam perbelanjaan.
5.5	Pn. Halimah Bt Ismail  bertanya tentang rasional perbelanjaan memasang alat pendingin hawa di dewan makan asrama dan dasar apa keputusan itu diambil atau disebabkan aduan pelajar. Pengetua menjelaskan bahawa perkara itu perlu dilakukan kerana dewan itu digunakan untuk pelbagai program kecemerlangan dan motivasi
5.6	Laporan penyata kira-kira yang berakhir 31 Disember 2012 diterima dengan sebulat suara		Bendahari
AGENDA 6 : Membentang,membahas dan menerima usul
6.1	Pengerusi membentangkan usul daripada J/kuasa PIBG; 6.1.1  Agihan perbelanjaan baki wang PIBG berjumlah RM 85 774.62 untuk:   a.  Sebahagian kos pembelian van                RM 35 000                b. Membaikpulih tandas                                RM 15 000                c. Kos awal program kecemerlangan           RM 10 000                d. Perbelanjaan mesyuarat agung                RM 10 000                e. Pemasangan alat pendingin hawa                   di dewan makan asrama                            RM 15 000 6.1.2   Usul Sumbangan PIBG 2013 Sumbangan seorang pelajar melalui Tabung PIBG Sekolah 2013 Bil SENARAI BAYARAN JUMLAH BAYARAN CATATAN T.1 T.2 T.3 T.4 T.5 T.6 1 Sumb.PIBG satu keluarga RM40 RM40 RM40 RM40 RM40 RM40 Aktiviti PIBG 2 Inisiatif  ICT RM 10 RM 10 RM 10 RM 10 RM 10 RM 10 Untuk semua pelajar 3 Kegiatan Pendidikan Islam dan Pendidikan Moral RM 6 RM 6 RM 6 RM 6 RM 6 RM 6 Untuk semua pelajar 4 Sumb.Kecemerlangan PIBG PMR/SPM/STPM RM50 RM 100 RM 100 Kecemerlangan Usul diluluskan sebulat suara		Pentadbir                             Sekolah
6.2	Pengerusi menjelaskan tentang cadangan mengehadkan perhimpunan pagi 20 minit. Waktu perhimpunan sudah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia iaitu 40 minit
6.3	En. Selvaraj membangkitkan tentang keperluan mendapatkan guru Bahasa Tamil dan kesudahannya. Pengetua menjelaskan permohonan sudah dihantar tetapi guru opsyen Bahasa Tamil tidak ramai,maka pihak sekolah mengadakan kelas POL. Beliau juga menjelaskan komitmen guru baik tetapi yang menjadi masalah ialah murid.Beliau juga ada minta kerjasama ibu bapa supaya datang tetapi tidak hadir. Kalau hadir pun tidak mengakui apa yang diberitahu oleh guru. Jika ada masalah pelajar India, pihak sekolah memanggil akan AJK berbangsa India supaya dapat memahami masalah pelajar India.		AJK PIBG
6.4	En. Baharim B.Samuri ingin ‘respons’ terhadap ucapan  pembukaan YDP yang ingin PIBG sekolah menjadi  PIBG terbaik negeri.Beliau mencadangkan perbincangan secara mikro antara guru dan ibu bapa bagi setiap kelas.PIBG  perlu ada strategi untuk menjalinkan hubungan/dialog dengan komuniti untuk sama-sama merancang aktiviti dan kewangan. Dengan cara demikan minat dan kecenderungan murid-murid dapat diketahui dengan lebih mendalam. Pengerusi : Cadangan beliau baik dan disambut oleh pihak sekolah.		Bendahari
6.5	Pn.Halimah Bt.Ismail membangkitkan waktu kokurikulum anaknya yang berbeza-beza hingga menyusahkan pengurusan menghantar dan mengambil anak-anaknya. Beliau mencadangkan 1 keluarga 1 rumah sukan. Tn Hj.Mohd Raihan B.Ithnin (GPK Koku) menjelaskan ibu bapa boleh datang ke sekolah berbincang dengan pentadbir tentang perkara itu. Berkenaan dengan waktu sukan, hari  Khamis adalah untuk latihan pasukan sekolah		Pentadbir sekolah
6.6	Tn.Hj. Sehat B. Leman mencadangkan pihak sekolah mengadakan kursus-kursus keusahawanan, pertanian atau membuat makanan kepada lepasan sekolah kerana mereka buntu dan tidak tahu arah. Pengetua: Pihak sekolah telah mendedahkan pelajar selepas PMR dengan Kolej komuniti dan kolej-kolej lain. Sememangnya pihak koperasi sekolah telah mengadakan projek keusahawanan saban tahun kecuali 2012		Pentadbir Sekolah
6.7	Pn. Rozita Bt. Md Zain ingin memberi sedikit sumbangan iaitu mengadakan kelas percuma dan memberi tunjuk ajar kepada pelajar mempelajari tata rias dan penampilan ( personality development) Pengerusi mengalu-alukan cadangan dan sumbangan beliau		PIBG/sekolah
6.8	En.Ahmad Farhan mencadangkan supaya pencapaian kokurikulum terutama permainan  bola sepak dan hoki perlu diberi fokus agar seimbang dengan pencapaian akademik sekolah ini yang sudah cemerlang. Tn.Hj. Mohd Raihan meminta ahli merujuk kepada laporan pencapaian kokurikulum. Pencapaian adalah mengikut prestasi semasa. Guru-guru telah melakukan yang terbaik untuk pencapaian kokurikulum.		GPK Kokurikulum
6.9	En.Abdullah Bin Aziz :bertanya tentang penilaian selepas tamatnya PMR. Beliau ingin tahu bentuk penilaian seterusnya yang digunakan Pengetua menjelaskan PBS digunakan dan penilaiannya secara berterusan.Penilaian ibu bapa dan komuniti luar juga diambilkira. Pelajar T.2 akan menduduki pentaksiran berpusat jangka pendek ( 2 minggu ) dan pentaksiran berpusat jangka panjang ( 3 bulan )		Pentadbir sekolah
6.10	En.Mohd Rafi B. Bachik mengucapkan tahniah kepada pengetua kerana lantikan pengetua cemerlang dan YDP yang telah menjawat jawatan ini selama 13 tahun. Beliau mencadangkan supaya Timbalan Perdana Menteri dijemput untuk mana-mana aktiviti sekolah bagi mendapatkan peruntukan. Beliau juga mencadangkan supaya pihak sekolah memohon kepada kerajaan negeri untuk mendapatkan bas ( Panorama) yang tidak digunakan tetapi masih dalam keadaan baik secara percuma. Pengerusi : beliau menjelaskan kerajaan negeri telah banyak membantu sekolah ini.
AGENDA 7  :  Pemilihan Jawatankuasa PIBG 2013/2014
7.1	Pelantikan Yang Dipertua Cadangan : Tn.Hj. Sehat B.Leman : Tn.Hj.Dr.Ihsan Bin Osman Sokongan : En. Rosli Bin Hassan Diterima sebulat suara	Setiausaha
7.2	Pelantikan Naib Yang Dipertua Cadangan : Tn Hj Mohd Raihan :  Tn.Hj. Sehat B.Leman Sokongan : Pn.Hayati Bt Ismail Cadangan ke-2 : En. Rosli B.Hassan : En. Baharim B.Samuri Sokongan : Pn. Latifah Bt. Ismail Keputusan : Tn.Hj. Sehat B.Leman           63 undi                      : En. Baharim B.Samuri        80 undi
7.3	Pelantikan AJK Pn.Hjh Fatimah bt Mohd Yusof mencadangkan AJK lama dikekalkan kecuali yang tidak hadir. Maka itu, 4 orang AJK baru dilantik manakala 6 orang AJK lama dikekalkan. AJK baru itu ialah: a. Tn.Hj. Sehat Bin Leman b. En. Rosli Bin Hassan c. En. Selvaraj a/l Arumugam b. Pn. Rozita Bte Md Zain	Setiausaha
AGENDA 8 : Pelantikan Dua Juruaudit Dalaman
8.1	Pn Hjh Fatimah Bt Mohd Yusof dilantik menjadi juruaudit dengan sokongan sebulat suara. Juruaudit yang lama dikekalkan ( kalangan guru)	Setiausaha
AGENDA 9 : Ucapan penangguhan
9.1	En. Vaithilingam Pillai : meminta jika ada program yang dijalankan di sekolah, ibu bapa hendaklah hadir sama sebagai tanda sokongan kepada anak-anak dan pihak sekolah
9.2	Pn Hjh Fatimah Bt Mohd Yusof : meminta semua pihak agar kecemerlangan sahsiah dan akhlak anak-anak perlulah seiring dengan kecemerlangan akademik dan meminta ibu bapa memantau anak-anak serta membantu pendidikan anak-anak di rumah.
9.3	Pn. Sahariah Bt. Othman menjelaskan segala cadangan/isu tidak akan dapat dijalankan jika PIBG dan sekolah tidak merancang strategi dengan mantap. Beliau juga meminta pihak sekolah merancang satu strategi yang mantap agar apa yang dicadang dan diusulkan dapat dilaksanakan untuk jangka masa yang panjang, bukan untuk setahun dua sahaja.
9.4	Pengetua berharap pada masa akan datang lebih ramai lagi ibu bapa hadir bukan sahaja dalam mesyuarat agung malah dalam program-program sekolah lain. Pihak sekolah akan menyediakan buku untuk kehadiran ibu bapa dalam program sekolah. Beliau juga berharap agar segala  yang dirancang dapat dicapai dengan kerjasama semua ibu bapa.
9.5	Pengerusi menjelaskan berdasarkan sarana sekolah, ibu bapa boleh hadir untuk memberi bantuan kepada pihak sekolah atau apa-apa sumbangan yang lain. Beliau juga menjelaskan berdasarkan indeks NKRA, mesyuarat kali ini berada pada tahap yang tinggi dan dipenuhi dengan ilmu yang berguna. Beliau juga berpendapat mesyuarat kali berjalan dengan jaya dan cemerlang. Mesyuarat ditangguh jam 12.10 petang	Setiausaha

Disediakan oleh,                                                                                              Disemak oleh,

-------------------------------------------                                                  ----------------------------------------

(MOHD RUSLI B.HJ.MOHD LASIM)                                  (TN.HJ.DR.IHSAN BIN OSMAN)               

Setiausaha                                                                                   YDP PIBG